イベント運営を任されたものの「何から準備すればいいの？」「マニュアルには何を書けばいい？」と悩んでいる担当者の方は多いかもしれません。そんな方に向けて、この記事ではイベント運営に必要な事前準備とマニュアル制作のポイント、そしてイベントを成功させるために重要な3つのコツをご紹介します。
イベント運営に必要な事前準備
イベント運営に必要な事前準備は、以下の3つです。
＜イベント運営に必要な事前準備＞
- イベントの目的とターゲットを明確にする
- 他社のイベントも参考にしながら独自性のある企画を立てる
- 運営マニュアルを作成する
それぞれのポイントを簡潔にわかりやすく解説します。
イベントの目的とターゲットを明確にする
まずは「イベントの目的」と「誰に向けて開催するのか」を明確にしましょう。たとえば「売上アップ」や「商品の知名度向上」を目的とする場合と、「人材確保」を目的とする場合では、集客を狙うターゲット層が異なります。目的とターゲットが明確になると、そのイベントに最適な企画を選定しやすいです。
他社のイベントも参考にしながら独自性のある企画を立てる
独自性のある企画を立てると、同時期に競合他社がイベントを開催したとしても、より魅力的なコンテンツとして自社への集客力を高められます。他社が開催予定のイベントや、過去に開催したイベントの内容も参考にしながら、インパクトのある企画を立てましょう。
運営マニュアルを作成する
イベントの流れや運営方法をスタッフ間で共有するために、運営マニュアルを作成しましょう。マニュアルを用意すると作業ミスや作業忘れを防ぎやすくなり、イベント終了後の振り返りで次回に向けた反省や修正ができます。イベント運営マニュアルの作り方は次の項目で解説します。
イベント運営マニュアルにまとめるべき7つの項目
イベント運営マニュアルにまとめるべき項目は、以下の7点です。
＜イベント運営マニュアルにまとめるべき7つの項目＞
- イベントの基本情報
- 会場までのアクセス
- イベント当日のスケジュール
- 使用する機材などのリスト
- イベント会場の見取り図
- イベント運営担当者の緊急連絡先
- トラブル発生時の対処法
それぞれのポイントを簡潔に解説します。
1.イベントの基本情報
イベントを開催する日時や会場、登壇者、企画などの基本情報を記載しましょう。事前に決めたイベント運営の目標やターゲットも、ここに記します。また、複数の企業でイベントを共催する場合やスポンサーなどの協賛者がいる場合は、基本情報欄に記載しましょう。
2.会場までのアクセス
会場名や使用する部屋、最寄り駅からのアクセス、駐車場の有無などを記載します。イベント運営に携わる人が迷わずに会場へ到着できるだけでなく、ゲストに道を尋ねられた際に答えられるように、わかりやすい地図も掲載しましょう。
3.イベント当日のスケジュール
イベント当日の進行スケジュールも細かく記載します。イベント中は進行表を見ながら、予定どおりに進行しているかどうか、次の催しに必要なものは何かなどを確認しましょう。予定を詰め込みすぎず、ややバッファをもたせるのがオススメです。
4.使用する機材などのリスト
イベント当日に使用する機材や設備などを、マニュアルにリストアップします。項目ごとに責任者や管理者を併記すると、トラブルが発生した際でも迅速な対応が可能です。
5.イベント会場の見取り図
イベント会場の見取り図を用意して、受付やトイレ、クローク、控え室、駐車場などの位置関係がわかるようにしましょう。ゲストが入退室をする際の導線も記入しておくと、誘導する際に便利です。
6.イベント運営担当者の緊急連絡先
イベント運営に携わる責任者や役部門の運営担当者、外部窓口の連絡先をまとめておくと、緊急事態が発生した際に素早く連絡を取れます。また、現場に配置されているスタッフについては配置場所も併記しましょう。
7.トラブル発生時の対処法
イベント当日には、なんらかのトラブルが発生する可能性があります。想定されるトラブルをリストアップして、その対処法をマニュアルにまとめましょう。こうすると誰がトラブルに対処したとしても、ベストな応対ができます。
イベント運営を成功させるコツ
イベント運営を成功させるコツは、以下の3点です。
＜イベント運営を成功させるコツ＞
- 打ち合わせやリハーサルを念入りにおこなう
- イベント開始10分前の会場誘導を強化する
- 事故などのトラブルに備える
それぞれのポイントをわかりやすく解説します。
打ち合わせやリハーサルを念入りにおこなう
事前に運営メンバー全員で打ち合わせをおこなって当日の流れを確認しましょう。イベント当日や前日など、会場を利用できるようになった後に、現地でリハーサルをおこなうのも大切です。プロジェクターや音響装置を使用する場合は機材チェックもおこない、当日のイベント運営に支障が生じないように準備しましょう。
イベント開始10分前の会場誘導を強化する
イベントの来場者が集中しやすいタイミングは、イベント開始10分前です。この時間帯に多くのスタッフを案内役として割き、会場誘導を強化するとスムーズにイベントを進行させられます。オンラインイベントの場合は、入室用のURLを前日と当日の30分前の2回にわけてメールで送信すると親切です。
事故などのトラブルに備える
イベントに参加者が殺到すると、思わぬ事故が起こりがちです。イベントの内容によっては負傷者が出る可能性もあるため、トラブル予防・トラブル対策に向けた準備を整えましょう。使い慣れていない設備を利用する場合は、設備の扱いに慣れたスタッフの派遣を依頼するのがオススメです。
まとめ
イベント運営に向けて大切な事前準備としては、目的とターゲットを明確にした上で独自性のある企画を立て、運営マニュアルを作成することが挙げられます。また、打ち合わせやリハーサルを入念におこない、事故などのトラブルに備えるのがイベントを成功させるコツです。
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