イベント実施に向けた最初のステップが、企画書の作成です。しかし広報の経験が浅い方は「イベントの企画書の書き方がわからない」「企画書が通らない」といった問題に直面しがちです。そこで今回は、イベントの企画書の基本的な書き方を解説し、企画書をわかりやすく伝えるコツとあわせてご紹介します。
イベントの企画書の基本的な書き方
イベントの企画書は、基本的に以下の4つの部門で構成されています。
＜イベントの企画書の基本的な書き方＞
- 企画書の管理に必要な「書類情報」を冒頭に置く
- イベントの目的やターゲットなどの「企画概要」を記載する
- 詳しい内容や予算など「企画詳細」を記載する
- スケジュールなどの「補足情報」で企画書を締める
ステップごとにわかりやすくご紹介しましょう。
企画書の管理に必要な「書類情報」を冒頭に置く
イベントの企画書には、まず「作成者」や「作成日」を特定できるように書類情報を冒頭に置きます。さらに、その後に記入する項目を「目次」にしてリストアップしましょう。こうするとドキュメントを管理しやすくなり、必要な情報を必要なタイミングで見やすくなります。
イベントの目的やターゲットなどの「企画概要」を記載する
企画書のコアとなるのが企画概要です。主に「タイトル」「イベントの概要」「実施する目的とターゲット」などを記載しましょう。この項目を見た人が、企画の全体像をつかめるように順序立てるのがポイントです。
イベントの概要では「いつ」「どこで」「何人を集めるのか」を決めます。さらに「自社知名度の向上」「イベント当日の顧客獲得」などから企画の目的とターゲットを選定すると、この後に記載する「企画詳細」の内容が目的と合っているのかどうか、判断しやすくなります。
詳しい内容や予算など「企画詳細」を記載する
「企画の内容」や「実施する場所と日時」「予算」など、企画詳細を記載しましょう。目的やターゲットから逆算した上で、目標を達成できる企画を選定するのがポイントです。
会場は住所や最寄り駅かあのアクセス、駐車場の有無、利用予定の部屋などを記入すると、参加者が情報を整理しやすくなります。予算は「宣伝費」「人件費」「会場使用料」などに細かくわけて記載すると、設定した予算総額の合理性を示しやすいです。
スケジュールなどの「補足情報」で企画書を締める
最後に「スケジュール」「宣伝方法」などの補足情報を記入し、見積書などの資料がある場合は添付して企画書を締めてください。
スケジュールは「企画書作成」から始まり「イベント会期」で終えるのが基本です。最適な宣伝方法は、イベントの内容によって異なります。社外にも宣伝する場合は、公式HPに特設サイトを追加するなどの対策をおこないましょう。
イベントの企画書の内容をわかりやすく伝えるコツ
イベントの企画書の内容をわかりやすく伝えたい場合は、以下の5点を意識しましょう。
＜イベントの企画書の内容をわかりやすく伝えるコツ＞
- イベントの目的とターゲットを決める
- 会場を借りる場合は複数の候補地をリストアップする
- 独自性のあるイベントを企画する
- スケジュールには余裕をもたせる
- リスクを想定して対処法をまとめる
上記の5点を意識して作成すると、企画書が通りやすくなります。
イベントの目的とターゲットを決める
企画書を作成する前にイベントの目的とターゲットを明確にしましょう。「誰のためにおこなうのか」「何を目的におこなうのか」といった軸を決めるのが重要です。目的やターゲットが曖昧なままでは、たとえ集客数が多くても企業がアプローチしたい層を動員できず、イベントに投じる資金が無駄になると判断されてしまいます。
会場を借りる場合は複数の候補地をリストアップする
会場を借りる場合は、企画書に複数の候補地をリストアップしましょう。企画書が通りしだい速やかに会場を確保することになりますが、先客がいると予約できません。同規模・同予算の会場をあらかじめ3ヶ所程度リストアップしておき、万一の際にすぐ第2候補・第3候補とコンタクトを取れる体制を整えましょう。
独自性のあるイベントを企画する
自社ならではの独自性のあるイベントを企画することも、企画書を通すために大切なポイントのひとつです。タイミングによっては競合他社が同時期にイベントを実施する可能性があります。そのため、ターゲットが複数のイベントを比較したとしても、自社を選んでもらえるような引きの強いコンテンツを用意しましょう。
スケジュールには余裕をもたせる
イベントの企画にはイレギュラーな出来事が発生しがちなため、スケジュールには余裕をもたせましょう。予定どおりに契約が進まないことを前提に企画を進めることが大切です。「発注」「集客」「設営」など重要性の高い段階ごとに区切って、スケジュールを細かく設定しましょう。
リスクを想定して対処法をまとめる
イベントの開催時には、以下のようなリスクを想定しなければなりません。
＜イベント開催時に想定されるリスク＞
- 雨や台風など悪天候による交通機関の乱れ
- 夏場の開催に伴う熱中症などの体調不良者の発生
- 会場内の通信機器や電気系統のトラブル
- なんらかの事故による顧客やスタッフの負傷
- 危険物の持ち込み
- 不審者の侵入
万が一上記のような問題が発生した場合、事前対策が万全でなければ企業側が責任を問われることとなり、イベントが逆効果になりかねません。イベントに伴うあらゆるリスクを洗い出し、対処法を企画書にまとめることで、イベントを実施する側としても安心してイベント当日を迎えられます。
まとめ
イベントの企画書には「企画概要」「企画詳細」などをわかりやすく記載しましょう。「ターゲットや目的を明確にする」「独自性のあるイベントを立案する」「トラブルへの対処法をまとめる」といったポイントを意識すると、企画書が通りやすくなります。
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